A tutti coloro che necessitano di autenticare la propria firma su un’istanza o una dichiarazione sostitituva di atto di notorietà.

L’autentica delle firme, o più precisamente delle sottoscrizioni, viene disciplinata dall’art. 21 del d.P.R. n. 445/2000.

Essa consiste nell’attestazione effettuata da un pubblico ufficiale che la firma apposta in calce ad un documento è di una certa determinata persona, identificata seguendo una certa e ben precisa procedura di legge

E’ quindi del tutto impossibile autenticare una sottoscrizione in bianco, dato che nel significato letterale del termine occorre che vi sia un qualcosa da sottoscrivere (non così certamente su un foglio bianco o non completamente compilato), nonché per la necessità di verificare che l’autentica ricada nelle competenze dell’Incaricato.

La firma deve essere necessariamente apposta in presenza del funzionario, il quale deve identificare il sottoscrittore (per conoscenza personale o previa esibizione di un documento di identità valido), quindi attestare che la firma è stata apposta in sua presenza, che ha identificato il dichiarante indicando il modo con cui l’identità è stata accertata, quindi completando con il proprio nome e funzione, luogo e data, firma e timbro dell’ufficio. Non sarà quindi possibile richiedere l’autentica di un documento già firmato dall’interessato.

Non occorre l’autentica per le istanze e dichiarazioni sostitutive che vengono presentate alla Pubblica Amministrazione o ai Gestori di Pubblici Servizi, anche in via telematica, dato che il primo comma del richiamato art. 21 d.P.R. n. 445/2000 prevede che l’autenticità sia garantita dalla copia di un documento di identità, secondo le indicazioni dell’art. 38, così come è valida la firma digitale, se presentate in forma telematica.

Lo stesso art. 38 consente a tutti i dipendenti addetti al ricevimento di una pratica di autenticare la sottoscrizione, se non viene allegato il documento, ovviamente limitatamente alla pratica stessa.

Se, ad esempio, ci si rivolge quindi all’ASL piuttosto che all’Agenzia delle Entrate o all’Ufficio Tecnico, l’impiegato che si occupa della nostra istanza può legalizzare la firma su quella specifica istanza, senza bisogno di incarichi
particolari, in quanto già previsto direttamente del Legislatore.

Come ben chiarito con la Sentenza n. 19966 del 30 agosto 2013, sez. III della Corte di Cassazione, “il potere di autenticazione del dipendente addetto dell’ufficio comunale non è generalizzato, ma è di volta in volta individuato dal legislatore”.

Infatti, l’Ufficiale di Anagrafe, a differenza del Notaio che ha una competenza generale ad autenticare le sottoscrizioni, è competente ad autenticare unicamente sottoscrizioni contenute in istanze o in dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà, salvo i casi speciali, e solo quelli, tassativamente previsti da una specifica normativa.

A titolo esemplificativo, non è possibile, quindi, autenticare al Comune:

• Dichiarazioni future;
• Dichiarazioni d’impegno;
• Accettazioni o rinunce d’incarico;
• Procure;
• Scritture private;
• Dichiarazioni a contenuto negoziale regolate dal codice civile.

Gli atti o documenti sui quali si chiede l’autenticazione (comprese le pensioni estere) devono essere redatte in lingua italiana. Non possono essere autenticati documenti redatti in lingua straniera.

Le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà e le istanze da produrre a pubbliche amministrazioni e a gestori di pubblici servizi non prevedono l’autenticazione della sottoscrizione.

Limiti all’attività di legalizzazione

Secondo la nostra legislazione generale, l’autentica della sottoscrizione è una competenza generale dei notai (art. 72 Legge 16 febbraio 1913 n. 89).

Le autentiche ad opera di soggetti diversi devono essere quindi intese come una deroga a questo principio generale, e non possono pertanto essere applicate a tutti i casi, bensì limitatamente a tipologie definite.

Si possono autenticare le sottoscrizioni:

• La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà riguardante “stati, qualità personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell’interessato” (d.P.R. 445/2000 art. 47), sia riferiti all’interessato stesso che ad altre persone;
• Degli atti relativi al passaggio di proprietà dei beni mobili registrati e la costituzione di diritti di garanzia su di essi, ovvero pegni ed ipoteche (art. 7 del D.L. n. 223/2006, convertito in Legge 248/2006);
• Relative a quietanze liberatorie;
• Sugli atti previsti dal Codice di Procedura Penale;
• Su determinati atti relativi alle adozioni (art. 31, comma 3 lettera e, della Legge 4 maggio 1983, n. 184, come sostituito dall’art. 3 della Legge 31 dicembre 1998, n. 476, secondo cui “anche l’impiegato comunale delegato all’autentica” può autenticare le firme degli aspiranti adottanti, apposte sull’atto di consenso richiesto dall’autorità straniera nel caso di adozione internazionale di minore);
• Su dichiarazioni inerenti la sussistenza del debito;
• Le firme in materia elettorale (art. 14 L. 53/1990, che estende anche al Sindaco e ad altri soggetti la competenza ad autenticare);
• Le sottoscrizioni di cui al D.P.R. 8 luglio 2005, n. 169 in materia di elezione degli organi degli ordini professionali, che disciplina l’espressione del voto per corrispondenza, con l’autenticazione della firma sulla busta da parte, tra gli altri, di funzionari incaricati dal sindaco;
• Le istanze e dichiarazioni sostitutive rivolte a privati. Notiamo che “istanza”, in senso giuridico, è il documento col quale si chiede ad una PA di iniziare un iter amministrativo. Dato che, in questo caso, il c. 2 si riferisce specificamente a soggetti diversi dalla PA, il Legislatore deve necessariamente aver usato questo termine nel senso più generico di “richiesta”. Quindi sì all’autentica, ad esempio, su richieste rivolte a banche o assicurazioni.

Altrettanto ammessa è l’autentica di sottoscrizione se il sottoscrittore dichiara di essere invalido, di essere stato tamponato, di essere in possesso di un determinato titolo di studio, di sapere che il vicino di casa è docente scolastico, o simili.

Naturalmente, in tutti questi casi l’Incaricato comunale legalizza la firma, ma non entra mai nel merito della veridicità del contenuto, né può farlo in alcun modo.

Infine, l’incaricato del Sindaco può legalizzare atti rivolti alla Pubblica Amministrazione o a gestori di pubblici servizi, se finalizzati alla riscossione da parte di terzi di benefici economici, ad esempio una delega a ritirare una pensione o un assegno di invalidità.

Non si possono invece legalizzare, in quanto non ricadono nelle previsioni di legge, dichiarazioni di volontà.

Non si possono quindi legalizzare diffide ad adempiere, testamenti, sottoscrizioni di polizze assicurative o prodotti finanziari, autorizzazioni, compravendite (fatti salvi i beni mobili registrati), rinunce ed in generale tutto ciò che non ricade nella definizione di istanza o dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà.

Quanto alla differenza tra procure e deleghe, la Circolare del Ministero dell’Interno n. 10 del 30 luglio 1993 precisa, poi, che mentre la procura configura un tipico istituto giuridico attributivo di poteri ad agire da un soggetto rappresentato al rappresentante in virtù della quale gli atti del rappresentante producono effetti giuridici diretti nella sfera del rappresentato il rappresentante partecipa al compimento dell’attività giuridica, quindi la procura è un atto che presuppone una manifestazione di volontà negoziale con cui si attribuiscono poteri di agire al rappresentante e non può quindi essere autenticata dall’Incaricato del Comune.

Invece, la delega non prevedere alcun trasferimento o attribuzione di poteri, ma si limita a prevedere l’attribuzione di una competenza materiale ad un terzo, senza alcun coinvolgimento o estrinsecazione di una volontà da parte del soggetto delegato è solo un’investitura a compiere un mero atto giuridico.

Insomma, non è importante come viene chiamato l’atto (il cosiddetto nomen iuris), ma si deve avere piuttosto riguardo alla sostanza dello stesso.

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